Datenschutzerklärung
Diese Erklärung bezieht sich ausschließlich auf das Mandantenportal unter dieser Adresse, nicht auf unsere allgemeine Kanzlei-Website.
1. Verantwortlicher
Benjamin Fenzl, M.Sc., Steuerberater
Steuerkanzlei Fenzl
Maximilianstr. 41, 86150 Augsburg
Telefon: 0821‒7898555‒0
E-Mail: info@steuerkanzlei‒fenzl.de
2. Zweck der Verarbeitung
Über das Mandantenportal tauschen wir mit unseren Mandanten steuerlich relevante Unterlagen (z. B. Lohnsteuerbescheinigungen, Kontoauszüge, sonstige Belege) im Rahmen des bestehenden steuerberatenden Mandatsverhältnisses aus. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Mandatsvertrags) sowie, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten betroffen sind, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
3. Konto und Anmeldung
Für die Nutzung ist ein persönliches Konto erforderlich (Name, E-Mail-Adresse). Passwörter werden ausschließlich in gehashter Form gespeichert. Die Anmeldung ist zusätzlich durch einen per E-Mail zugestellten Bestätigungscode (Zwei-Faktor-Anmeldung) abgesichert. Eine Sitzung endet automatisch nach 30 Minuten Inaktivität, spätestens jedoch nach 8 Stunden.
Ihr Konto kann einer oder mehreren Mandantenakten (Name, Mandantennummer) zugeordnet sein, z. B. wenn Sie mehrere Unternehmen vertreten. Sind Sie mit mehr als einer Akte verknüpft, wählen Sie nach der Anmeldung, mit welcher Sie fortfahren möchten.
4. Hochgeladene Dokumente
Von Ihnen oder von uns hochgeladene Dokumente werden verschlüsselt übertragen und außerhalb des öffentlich erreichbaren Bereichs unseres Servers gespeichert. Jede hochgeladene Datei wird vor der Speicherung automatisiert auf Schadsoftware geprüft. Jahresordner werden 12 Monate nach Anlage automatisch inklusive aller enthaltenen Dokumente gelöscht, sofern die Frist nicht durch die Kanzlei verlängert wird; vor der Löschung erfolgt eine Vorwarnung.
5. Protokoll- und Sicherheitsdaten
Zur Absicherung des Portals (z. B. Nachvollziehbarkeit von Zugriffen, Erkennung von Missbrauch) protokollieren wir sicherheitsrelevante Vorgänge wie Anmeldungen, Uploads, Freigaben und administrative Aktionen, jeweils mit Zeitstempel, IP-Adresse und der ausführenden Person. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb des Portals (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
6. Cookies
Das Portal verwendet ausschließlich ein technisch notwendiges Session-Cookie zur Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldung. Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies eingesetzt.
7. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nicht, außer soweit dies zur Erbringung unserer steuerberatenden Leistungen erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Folgende Dienstleister werden im Auftrag für den technischen Betrieb eingesetzt:
- Hosting und Backup: Hetzner Online GmbH, Deutschland
- Versand von E-Mail-Benachrichtigungen: Strato/IONOS, Deutschland
Mit diesen Anbietern bestehen bzw. werden vor Produktivbetrieb Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
8. Technische und organisatorische Maßnahmen
Unter anderem: verschlüsselte Datenübertragung (TLS), rollenbasierte Zugriffsrechte, Zwei-Faktor-Anmeldung, automatisierter Virenscan von Uploads, Speicherung von Dokumenten außerhalb des Webroots sowie Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge.
9. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie auf Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen die Verarbeitung. Wenden Sie sich hierzu an die oben genannte Kontaktadresse. Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 27, 91522 Ansbach